.net
команда профессионалов, которым можно доверять

Переезд офиса без прерывания рабочего процесса

Почему переезд офиса стоит доверить профессионалам?

Дело в том, что подготовка и проведение офисного переезда – мероприятие достаточно сложное и трудоемкое, оно отнимает множество времени и сил. А для того, чтобы сотрудники не прерывали рабочий процесс, переезд должен быть организован в выходной день или даже в ночное время. Естественно, офисным работникам не под силу потратить ночь на переезд, а потом как ни в чем не бывало выйти на следующий день на работу. Гораздо проще привлечь к такой работе профессионалов, которые сделают все быстро, качественно и в удобное для вас время.


Офисный переезд часто бывает осложнен необходимостью выполнения такелажных работ для транспортировки в новый офис сейфов, крупногабаритной профессиональной оргтехники и др. Офисные работники просто не смогут самостоятельно перенести такие предметы, для этого необходимо привлечение профессионалов, имеющих в своем распоряжении специальное такелажное оборудование.


Ну и, наконец, в услугу офисного переезда, организуемого хорошей компанией, обычно входят следующие этапы:

  • разборка и последующая сборка офисной мебели;
  • отключение и упаковка, а также последующее подключение оргтехники;
  • погрузка, перевозка и разгрузка всего имущества;
  • уборка старого офиса;
  • вывоз мусора и использованных упаковочных материалов.

Как все правильно организовать?

К подготовке офисного переезда нужно подходить с умом, и даже если вы решили доверить это мероприятие специализированной фирме, ему придется посвятить определенное время. Для начала нужно определиться с компанией-перевозчиком, выбрав наиболее оптимальный вариант.


Далее следует договориться с менеджером о выезде оценщика к вам в офис для осмотра, определения необходимого количества грузчиков и выбора подходящей по объему и грузоподъемности машины. В большинстве компаний данная услуга предоставляется бесплатно. Обязательно покажите специалисту все помещения, укажите на необходимость перевезти сейф, обратите его внимание на наличие крупногабаритной мебели и т.д. Словом, постарайтесь не упустить ни одной мелочи!



Также при общении с менеджером нужно обязательно уточнить общую стоимость переезда, включая все виды работ на старом и новом месте. Обычно на этом же этапе заключается договор, выбирается точная дата переезда, оговариваются все нюансы.


Договоритесь о том, чтобы за пару дней до намеченного переезда вам в офис доставили коробки для личных вещей сотрудников. Обратите их внимание на то, чтобы каждый из них обязательно подписал свою коробку и, если в ней есть хрупкие предметы, не забыл их надежно упаковать и упомянул об их наличии на коробке. Попросите сотрудников освободить все тумбочки и ящики столов, чтобы их было максимально удобно перевозить.


Также не забудьте заказать и достаточное количество коробок и упаковочных материалов для общей документации, бухгалтерии, элементов декора, комнатных цветов, общественной посуды и т.д. Их упаковку можно доверить грузчикам или назначить для этого ответственного сотрудника, выделив ему необходимое время.


На что обратить особое внимание?

Проследите, чтобы менеджер компании-перевозчика составил максимально подробный список всего перевозимого имущества. Лучше, чтобы за его составлением следил ответственный сотрудник офиса – это поможет избежать ненужных проблем в случае потери какой-либо вещи.


Заранее обговорите с менеджером, входят ли в обязанности грузчиков расстановка мебели, подключение оргтехники и разбор коробок на новом месте. Это очень важный момент, поскольку у офисных работников вряд ли будут время и возможности для установки стеллажей и прикручивания полочек. Не забудьте, что после распаковки и сборки мебели и других вещей в офисе останется большое количество упаковочных материалов – заранее договоритесь, чтобы грузчики собрали их и забрали с собой.


Проверьте, чтобы в договоре была указана общая стоимость переезда, о которой вы договорились. Также здесь должен быть пункт, сообщающий о том, что компания-перевозчик несет материальную ответственность за все транспортируемое имущество. Внимательно читайте договор перед подписанием!


Это же касается и транспорта для переезда. Замечательно, если у вашего друга есть грузовик, в который все чудесно поместится. Однако, он в любом случае значительно проигрывает специально оборудованному мебельному фургону, где вещи можно надежно зафиксировать для безопасной перевозки. К тому же, гораздо проще заказывать и машину, и грузчиков в одной компании по переездам, чтобы избежать накладок и нестыковок по времени.


После перевозки имущества в новый офис проверьте его состояние. Убедитесь в том, что все доставлено в целости и сохранности, что все коробки и оргтехника на месте. Только после этого подписывайте акт выполненных работ.


Для того чтобы офисные работники могли сразу же начать работу в новом офисе, не забудьте позаботиться о том, чтобы в помещении были проведены и правильно разведены все коммуникации (телефон, интернет). Также проверьте, чтобы около каждого стола была розетка.


Таким образом, сотрудники просто придут утром очередного рабочего дня по новому адресу, займут свои новые рабочие месте и, после распаковки коробок с личными вещами, смогут сразу же приступить к работе. Так переезд практически не повлияет на рабочий процесс и не станет причиной простоев в работе!